Job Details

Legal Assistant

Location: Surrey

Permanent Full Time

Salary: £25k - 30k

Legal Assistant – Residential / Conveyancing

Permanent Full-Time role

Office based Surrey

25k – 30k 

To provide assistant support to the residential property department by supporting the department to meet the department’s objectives in in providing a quality service to clients

Principal Duties

Production of documents

Prepare correspondence, memoranda, emails, attendance notes and documents and forms as required, using the Case Management System and appropriate MS Office applications and any other relevant application and in accordance with procedures as set out in the Office Manual.

Proof-read documents to ensure they are accurate.

Scan and save documents to electronic folders or to email as required.

Undertake photocopying as required.

Prepare and send faxes as required.

Prepare documents for timely despatch by email, DX and Royal Mail.

Administration

Ensure that Client/Matter information is accurate and up to date on Accounting/Case Management system

Ensure files and documents are saved on computer correctly to be easily retrieved by secretaries and fee earner

Carry out filing as requested ensuring correspondence and documents are filed in correct folder and in date order

Assist department with administration involved in opening, closing, and monitoring files as required

Liaise with fee earners to make appointments for clients

Receive (and make) telephone calls from and to clients and colleagues, respond to client where appropriate and take accurate messages and pass to appropriate fee earner.

Undertake routine tasks, referring to fee earner where appropriate.

Liaise with other assistants and secretaries under direction of the Managing Director to ensure switchboard is manned in the case of absence of Receptionist

General 

Treat clients and colleagues with respect and tact bearing in mind individual needs and always ensuring confidentiality.

Present a smart appearance and wear attire suitable for a professional business environment

Co-operate with other support staff to contribute to the general smooth running of the office for the benefit of clients and staff to include keeping office and stationery areas tidy in line with the firm’s Health and Safety Policy. Co-operate with other members of staff in keeping kitchen clean and tidy to present a professional working environment

Assist other departments in the firm with typing and administrative work according to demands of workload throughout the firm.

Comply with the firms' policies and procedures as set out in the office manual.

Disclaimer: Due to the high amount of interest that we receive for each of our roles, unfortunately we cannot respond to each application individually, therefore if you do not hear back from one of our consultants within 14 days then unfortunately you have not been shortlisted for this role.

Closing date for applications: November 30, -0001

Apply for this job