Job Details

Executive Assistant

Location: Wimbledon

Permanent Full Time

Salary: £40-45k

EA – Executive Assistant

Permanent – Full Time 8.30am to 5.30pm

Office based - Wimbledon

£40k - £45k

Job purpose

The purpose of the Executive Assistant is to enable the CEO to operate at maximum effectiveness by ensuring their time, communications and priorities are managed seamlessly. The role also ensures a consistently professional workplace experience through oversight of Front of House and office management.

Job Specification

The role will be varied and certainly not limited to the below responsibilities.

Main Duties and Responsibilities

• Provide proactive diary management and day-to-day support to the CEO, ensuring priorities and commitments are effectively managed.

• Act as the primary point of contact and gatekeeper to the CEO, triaging communications and requests, distilling what’s business-critical, and protecting focus time.

• Manage the CEO’s external profile (e.g., LinkedIn), supporting content creation and scheduling, and briefing on relevant coverage and reputational risk.

• Prepare and manage correspondence, presentations, reports, and other documentation.

• Attend meetings as required, taking minutes and managing actions and follow-up.

• Track business-critical actions delegated by the CEO, chasing owners and escalating risks, blockers and slippage.

• Support internal communications channels (e.g., the intranet), ensuring information is clear, accurate and kept up to date.

• Support the CEO with projects, research and ad-hoc business initiatives.

• Coordinate regular outputs including expenses, board materials and leadership updates.

• Provide administrative and coordination support to the wider Leadership Team.

• Support company secretarial and governance activities, maintaining company records and managing documentation for contracts and the company fleet.

• Support the planning and delivery of company events.

• Act as a professional ambassador for the business at all times.

• Line manage the Front of House team and oversee Front of House operations, providing cover where necessary.

• Oversee office management activities to ensure a professional and well-run office environment.

Skills and Experience

• Proficient in Microsoft Excel, Word, Outlook

• Excellent verbal and written communications and interpersonal skills

• A strong eye for detail

• Proactive, able to prioritise own workload

• Flexibility to support other roles within the team as and when necessary

Reporting

You will report directly to the CEO on all matters.

Disclaimer: Due to the high amount of interest that we receive for each of our roles, unfortunately we cannot respond to each application individually, therefore if you do not hear back from one of our consultants within 14 days then unfortunately you have not been shortlisted for this role. 

Closing date for applications: November 30, -0001

Apply for this job